คู่มือ ระบบบันทึกเกรดออนไลน์ version 2.0

          ระบบ ระบบบันทึกเกรดออนไลน์ version 2.0 พัฒนาขึ้นเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ และกระบวนการ ส่งเกรดดแบบใหม่ที่ ใช้กระบวนการทุกวิทยาเขต โดยปรับปรุงการส่งข้อมูลด้วยระบบสารสนเทศเท่านั้น อาจารย์ไม่จำเป็นต้องส่งเอกสารเพื่อมายืนยันข้อมูลที่งานทะเบียนและประมวลผล

          โดยมีขอบเขต ดังนี้

          ส่วนของอาจารย์ สามารถ บันทึก แก้ไข และยืนยันข้อมูลตามปฏิทินการศึกษา

          ส่วนของเจ้าหน้าที่ทะเบียนฯ เปิด-ปิดระบบ กำหนดอาจารย์กรอกเกรด และอัพเดตข้อมูลตั้งต้นที่ใช้กรอกเกรด

 

หน้าแรก ประกอบด้วย

          เมนู เชื่อมโยงระบบสารสนเทศที่เกี่ยวข้อง[1] ได้แก่ ระบบบันทึกรับ KU5/KU7, ระบบรายงานสถานะการบันทึกเกรดออนไลน์ และคู่มือการใช้งาน

          เมนูเข้าใชช้งานระบบ[2] ให้กรอกเข้ามูลให้ครบ ได้แก่ ชื่อผู้ใช้(ชื่อผู้ใช้นนทรี)  รหัสผ่าน  ภาคการศึกษา  ปีการศึกษา  และวิทยาเขต(เชื่อมโยงกับชื่อผู้ใช้)

ภาพแสดง หน้าแรก ของระบบบันทึกเกรดออนไลน์ Version 2.0

เมื่อเข้าระบบแล้ว จะแยกการทำงาน 2 ส่วนคือ

          1. ส่วนอาจารย์กรอกเกรด ขอบเขต ดังนี้

                   เมื่อเข้าสู่เระบบเรียนร้อยแล้ว หน้าแรก จะแสดงตารางเปิด-ปิดระบบบันทึกเกรดออนไฟล์[2] และ แสดงเวลา[1]ตามเครื่อง Server โดยเวลาในการปิดระบบ ยึดตามนาฬิกาจากระบบ

ภาพแสดง หน้าแรก ในส่วนของอาจารย์

                   1.1 เมนูบันทึกเกรด ส่วนนี้จะแสดง รายวิชา[1]ที่เจ้าหน้าที่ทะเบียนและประมวลผล กำหนดให้เป็นผู้กรอกในแต่ละหมู่เรียน โดยอาจารย์ต้องยืนยันข้อมูลก่อนสิ้นสุดเวลาของวันปิดระบบ อย่างน้อย 5 นาที เพื่อเผื่อเวลาในการประมวลผลและสร้างไฟล์ข้อมูลจากระบบ

คลิกที่ปุ่ม บันทึก[2] เพื่อ เข้าหน้าบันทึกเกรด

คลิกที่ปุ่ม อัพโหลด[3] เพื่อ อัพโหลดไฟล์เข้าระบบ

หากยืนยันข้อมูลแล้ว จะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลอีก โดยระบบจะแสดงรายงานการกรอกเกรด[4] และสามารถพิมพ์ KU5 ได้ที่รายงานนี้

ภาพแสดง รายวิชาที่อาจารย์สามารถกรอกเกรดได้

                  

1.1.1 เมื่อกดปุ่ม “บันทึกเกรด”

          ระบบจะแสดงข้อมูลรายวิชาและหมู่ที่จะทำการบันทึก[1] ข้อมูลนิสิต[2]เรียงตามรหัสนิสิต การกรอกเกรดทำได้โดยเลือกเมนูเกรด[3]  ซึ่งเกรดที่แสดงจะสัมพันธ์กับประเภทการลงทะเบียนเรียน  และสามารถพิมพ์หมายเหตุ[4]  เพื่อบันทึกข้อมูลการให้คะแนนได้ จากนั้นสามารถบันทึกข้อมูลเก็บไว้ โดยกดปุ่ม “บันทึกข้อมูลชั่วคราว”[5]  

          อาจารย์สามารถบันทึกข้อมูลได้ตามต้องการ จนกว่าจะปิดระบบ

          ปุ่มยืนยันข้อมูล[6] จะแสดงเมื่อไม่มีนิสิตที่ได้ผลการเรียนเป็น N

          สามารถ Preview KU5 ดูได้[7] ซึ่งข้อมูลจะมาจากการบันทึกเกรด ไม่ใช่ข้อมูลเกรดที่ได้ของนิสิตจริงๆ

สามารถดูเงื่อนไขการบันทึกเกรดโดยละเอียดได้ที่ ลิงค์ “แสดงเงื่อนไขการบันทึกเกรด” [8]

ภาพแสดง หน้าบันทึกเกรด

          ในกรณีที่นิสิต ได้งดเรียน[1] (W) ระบบจะแสดงข้อมูล แต่ไม่สามารถกรอกเกรด ได้  

และหากได้บันทึกข้อมูลไปแล้ว สีพื้นหลังของนิสิตจะหายไป

ภาพแสดง รูปแบบเกรดที่เป็น W

          หากอาจารย์บันทึกเกรดของนิสิตเป็น I สีของพื้นหลังจะเป็นสีส้ม ดังภาพ

ภาพแสดง รูปแบบเกรดที่เป็น I

 

          Preview KU5 เป็นข้อมูลจากการบันทึกเกรดเท่านั้น เอกสารจะเหมือนกัน KU5 ทุกประการแต่จะแสดงลายน้ำ ข้อความ “Preview KU5 CSC.KU”

ภาพแสดง Preview KU5

          เมื่อกรอกข้อมูลครบแล้ว อาจารย์ต้อง บันทึกข้อมูลก่อน[1] เมื่อบันทึกเรียบร้อย ระบบจะแสดงปุ่มยืนยันข้อมูล[2]

ภาพแสดง หน้าบันทึกข้อมูล

          เมื่อกดปุ่มยืนยันข้อมูล[1] จะมีข้อความเตือนเพื่อยืนยันการส่งเกรด เมื่อยืนยันข้อมูลแล้วจะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้อีก  หากต้องการยืนยันข้อมูลกดปุ่ม OK หากไม่ต้องการกด Cancel

ภาพแสดง หน้าบันทึกข้อมูล

 

          เมื่อยืนยันข้อมูลเรียบร้อย จะไม่สามารถเข้าแก้ไขข้อมูลได้อีก โดยระบบจะแสดงรายงานการกรอกข้อมูล ดังภาพ

ภาพแสดง รายวิชาที่อาจารย์สามารถบันทึกเกรดได้

 

          เมื่อคลิก “ยืนยันข้อมูลแล้ว คลิกเพื่อดูรายงาน” จะแสดงรายงานข้อมูลเกรดที่นิสิตได้รับ(ข้อมูลยืนยันแล้ว) สามารถคลิก  “พิมพ์ KU5”[1] เพื่อเก็บไฟล์ได้

ภาพแสดง รายงานการบันทึกเกรดที่ยืนยันข้อมูลแล้ว

 

          ไฟล์ KU5 ที่ยืนยันข้อมูลแล้ว

ภาพแสดง ไฟล์ KU5

 

                   1.1.2 เมื่อกดปุ่ม  “อัพโหลดไฟล์” เป็นการบันทึกข้อมูลจากไฟล์ ที่อัพโหลดขึ้นระบบ หากต้องการยืนยันข้อมูลต้อง ไปหน้าบันทึกข้อมูล ถ้าข้อมูลเกรดครบ ระบบจะแสดงปุ่มยืนยันข้อมูลให้

                   ต้อง ดาวน์โหลดไฟล์จากระบบ[1] เพื่อใช้เป็นไฟล์ข้อมูลในการกรอกเกรดเท่านั้น เมื่อกรอกเกรดเรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม “Choose Files”[2] แล้วเลือกไฟล์ที่กรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว เมื่อเลือกไฟล์แล้ว กดปุ่ม “บันทึกข้อมูล”[3] เพื่อบันทึกข้อมูลเข้าระบบ

                   * อาจารย์ห้ามเปลี่ยนแปลง หรือลบข้อมูลแถวหรือคอลัมล์ อื่นๆ เพื่อความถูกต้องของข้อมูล

ภาพแสดง หน้าอัพโหลดไฟล์

 

                   ** เพื่อความถูกต้อง กรุณากรอกคอลัมล์ GRADE[1] และ COMMENTS[2] เท่านั้น และห้ามลบคอลัมล์หรือแถวใดๆ ออกจากไฟล์  

ภาพแสดง ตัวอย่างไฟล์ ที่ดาวน์โหลดจากระบบที่ถูกต้อง

 

1.2 กราฟ คลิกเมนู กราฟแสดงข้อมูลเกรด[1]

          ระบบจะแสดงรายวิชาที่อาจารย์เป็นผู้กรอกเกรดและสถานะการส่งเกรด รายวิชาใดที่ยืนยันเกรดแล้วจะสามารถดูกราฟได้[2] ยังไม่ยืนยันเกรดยังไม่แสดงกราฟ แต่สามารถแสดงกราฟตัวอย่าง[3] ซึ่งเป็นข้อมูลจากการบันทึกเกรดในรายวิชานั้น

ภาพแสดง รายงานกราฟ

 

          เมื่อคลิก “กราฟยืนยันข้อมูล”[2] เป็นกราฟที่รายงานผลการส่งเกรดแล้ว ไม่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล

ภาพแสดง กราฟที่ยืนยันข้อมูลแล้ว

 

          เมื่อคลิก “กราฟ ตย.”[3] เป็นกราฟที่รายงานผลการบันทึกเกรดเท่านั้น ข้อมูลสามารถเปลี่ยนแปปลงได้

ภาพแสดง กราฟที่ยังไม่ยืนยันข้อมูล

 

 

          2. ส่วนของเจ้าหน้าที่งานทะเบียนและประมวลผล ขอบเขต ดังนี้

          หน้าแรก แสดงเมนูสำหรับเจ้าหน้าที่ฯ[1] เงื่อนไขและขั้นตอน ของเจ้าหน้าที่ฯ[2] และหากพบข้อมูลนิสิตที่ยังไม่อัพเดตข้อมูลตั้งต้นสำหรับบันทึกเกรด (อัพ N) จะแสดงให้ทราบ[3]

ภาพแสดง หน้าแรกส่วนเจ้าหน้าที่ฯ

 

                   2.1 กำหนดวันเปิด-ปิดระบบ บันทึกเกรด เพื่อกำหนดการเข้ากรอกและยืนยันของอาจารย์ โดยกำหนดเวลาเริ่มคือ เวลา 00:01 น. ของวันที่เปิด และ 23.59 น. ของวันที่ปิด

- คลิกเมนู “ส่วนของ จนท.” เลือก กำหนดวันเปิด-ปิดระบบ

- ระบบจะแสดงวันเปิด-ปิดระบบ เฉพาะภาคและปีการศึกษา ที่เลือกตั้งแต่ “เข้าสู่ระบบ” โดย 1 ภาคการศึกษาจะมีกำหนดการกรอกเกรด 1 ช่วงเวลาเท่านั้น

                   จากรูป ระบบมีข้อมูลอยู่แล้ว[2] หากต้องการแก้ไขข้อมูล หรือบันทึกใหม่ ให้เลือกที่ กล่องข้อความทั้งสอง ระบบจะแสดงปฏิทินมาให้เลือกอัตโนมัติ โดยต้องเลือกวันที่เปิดระบบและวันที่ผิดระบบ ห้ามปล่อยว่าง[1]  จากนั้นกดปุ่ม “บันทึก”

ภาพแสดง หน้าเปิด-ปิด ระบบกรอกเกรดในแต่ละภาคการศึกษา

 

                   2.2 กำหนดอาจารย์กรอกเกรด

 คลิกเมนู “ส่วนของ จนท.” เลือก กำหนดอาจารย์กรอกเกรด เมื่อเข้าสู่หน้ากำหนดข้อมูลอาจารย์แล้ว เลือกคณะฯ ที่ต้องการ[1] หรือ ค้นหาหัสวิชา[2] ที่ต้องการกำหนดอาจารย์กรอกเกรดได้

ระบบจะแสดงข้อมูลรายวิชา[4] ของแต่ละคณะฯ (ข้อมูล เจ้าของวิชา) และหมู่เรียนดังภาพ เจ้าหน้าที่สามารถเลือกข้อมูลอาจารย์[5] ซึ่งขอ้มูลมาจากระบบตารางเรียน  จากนั้นกดปุ่มบันทึกข้อมูล[6]

* หมายเหตุ จากรายการที่แสดงทั้งหมด หากเลือก “ไม่ระบุ” ระบบจะยังไม่บันทึกข้อมูลแถวนั้นให้

ภาพแสดง หน้ากำหนดอาจารย์กรอกเกรด

 

ถ้าบันทึกข้อมูลอาจารย์กรอกเกรดไปแล้ว สีพื้นหลังจะหายไป  หากต้องการแก้ไข สามารถเชือกชื่ออาจารย์คนใหม่จากรายการ  จากนั้นกดปุ่มบันทึกข้อมูล ซ้ำได้

ภาพแสดง หน้ากำหนดอาจารย์กรอกเกรด

 

 

                   2.3 อัพ N เข้าสู่ระบบ

คลิกเมนู “ส่วนของ จนท.” เลือก อัพ N จะแสดงเงื่อนไขในการอัพ

2.3.1 ให้เลือกคณะฯ ที่ต้องการ [1]

2.3.2 จากนั้นระบบจะแสดงจำนวนทั้งหมดที่อัพ N กดปุ่ม “ยืนยันการอัพ N”[2]

2.3.3 หากระบบตรวจพบความผิดพลาด หรือไม่สามารถบันทึกข้อมูลได้ เนื่องจากไม่ตรงกับเงื่อนไขข้างต้น จะแสดงข้อมูลให้ทราบ[3]

ภาพแสดง การอัพ N

 

หากมีการลงทะเบียนล่าช้าเพิ่มเติม[1] หลังจากที่อัพ N ไปแล้ว สามารถกดปุ่ม อัพข้อมูลเพิ่มเติมได้[2]

ภาพแสดง การอัพ N

 

ถ้าอัพ N เรียบร้อย ปุ่มอัพ N จะหายไป และแสดงข้อมูลที่อัพ N ในคณะฯที่เลือก ดังภาพ

                   2.4 ฟอร์ม KU5 ได้แก่

                             2.4.1 ฟอร์มเปล่า KU5

                             2.4.2 ฟอร์มข้อมูลการกรอกเกรด รายวิชา

ภาพแสดง เมนูฟอร์ม KU5

 

 

                   2.5 รายงาน ได้แก่

                             2.5.1 รายวิชาที่ไม่ยืนยันระดับคะแนน เป็นรายงานแสดง รายวิชา หมู่เรียน จำนวนนิสิต ชื่ออาจารย์กรอกเกรด ที่ไม่สามารถยืนยันข้อมูลได้ตามเวลาที่ระบบกำหนด

                             2.5.2   รายวิชาที่มี I ทั้งวิชา เป็นรายงานแสดง รายวิชา หมู่เรียน จำนวนนิสิต ชื่ออาจารย์กรอกเกรดที่ยืนยันข้อมูลระดับคะแนนนิสิตเป็น I ทั้งหมู่เรียน

                             2.5.3   สรุปข้อมูลการส่งเกรด

                  

ภาพแสดง เมนูรายงาน